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AD'HOC Association oeuvrant pour le développement de la vie musicale en Essonne depuis 1996
A l'attention des exposants du Samedi 14 Mai 2011

Chers tous,

Tout d'abord merci de votre présence aux réunions de préparation du concert du samedi 14 Mai 2011, ce qui a permis, premièrement de faire copain de façon conviviale, et deuxièmement de définir les différents détails techniques de l'événement. Nous vous envoyons donc ce petit mail récapitulatif.

Bonne lecture

L'association AD'HOC

AD'HOC est une association créée en 1996, dont l'objet est la promotion des musiques actuelles en Essonne. Notre activité principale est l'organisation de concerts amplifiés à la salle G. Pompidou d'Epinay sur Orge (3 à 4 par an). En 2001 nous avons créé le site internet adhocmusic.com, ce qui a permis à l'association d'exister aussi en dehors des concerts et surtout de multiplier son carnet d'adresses de groupes à travers toute la France ! Nous sommes tous bénévoles, et simplement réunis par notre passion pour la musique.

La Salle G. Pompidou

L'adresse des manifestations :
Salle G. Pompidou
65 Grande Rue (= D 117)
91360 Epinay sur Orge
(derrière la médiathèque)

Plan d'accès Googlemap :
http://maps.google.fr/maps?f=q&source=s_q&hl=fr&geocode=&sll=48.677398,2.319986&sspn=0.000682,0.001743&g=65+grande+rue+epinay+sur+orge&ie=UTF8&ll=48.677353,2.319794&spn=0.000682,0.001743&t=h&z=20

Vue panoramique de la salle :
http://www.adhocmusic.com/lieux/pano/1

Fiche lieu :
http://www.adhocmusic.com/lieux/show/1

  • La capacité de la salle est de 300 personnes (debout)
  • L'entrée des concerts est fixée à 5 Euros
  • Nous acceptons le liquide, les chèques à l'ordre de l'Association AD'HOC et la carte jeune Essonne !
  • Un vestiaire gratuit est à disposition du public
  • Un bar (Beers, Softs, Sandwiches), 1 à 3 Euros
  • La salle est comme tout lieu public non fumeur

Accueil / Conditions de jeu / Technique :
  • Nous mettons à votre disposition des grilles et des panneaux blancs qui peuvent être accompagnés par des crochets et bien entendu des tables et des chaises.
  • Nous sommes toue une équipe à pouvoir vous offrir notre tête et nos bras n’hésitez donc par à crier «à l’aide !»
  • Le soir du concert nous éclairons totalement la salle au moment des changements de plateau et lors des passages de groupes nous gardons quelques lumières éclairées.
  • Nous vous fournirons une arrivée électrique sur demande.
  • Merci de nous fournir (si ce n'est pas déjà fait) une petite présentation de votre travail, pour que nous puissions tenir le public au courant de ce qu’il se passe dans la salle !
  • Merci également de nous préciser si vous avez éventuellement une personne pour vous aider à installer votre exposition, pour que nous puissions lui fournir un badge.
  • Voici le planning de la journée comme vu ensemble:
    • 10h00 Ouverture de la salle
    • 13h30 Arrivée + Batterie + Ampli Basse Keep Mind
    • 13h43"50' Fin de l'install Batterie
    • 14h00 Balance Batterie + Keep Mind
    • 15h30 Arrivée Léo
    • 16h00 Arrivée Lyrds
    • 16h30 Balance Lyrds + Arrivée Zell
    • 17h30 Arrivée Captain Elephant + Studio Clap
    • 18h00 Balance Captain Elephant
    • 19h00 Repas
    • 20h00 Ouverture des portes
    • 20h45 Concert Captain Elephant
    • 21h30 Changement plateau
    • 21h45 Concert Lyrds
    • 22h30 Changement plateau
    • 22h45 Concert Keep Mind
    • 23h30 Beerz
    • 02h00 fin du rangement
  • Il est de tradition de faire un repas banquet convivial avec tous les musiciens et l'équipe organisatrice, après les balances. Inutile donc de prévoir votre mission mac'do de galérien ou de tanner vos mamans qu'elles vous préparent votre gamelle. En revanche, prevenez nous si vous suivez un régime alimentaire particulier que nous puissions adapter notre tambouille à vos papilles.
  • Le jour du concert, nous vous demanderons votre liste d'invités, à raison d'un invité par stand.
  • Les invités, et toutes les personnes extérieures au staff + musiciens + exposants seront accueillis à partir de l'heure d'ouverture des portes au public, pas avant, ceci afin de ne pas perturber le déroulement des balances l'après midi.
  • N'hésitez pas à faire venir vos amis photographes et caméramen si vous voulez une bonne couverture de votre prestation :)
  • Pour ceux d'entre vous qui souhaiteraient vendre certaines de leurs oeuvres, pensez à prévoir votre fond de caisse pour rendre la monnaie a vos acheteurs!
  • A votre arrivée, nous vous remettrons un badge qui vous permettra d’accéder librement à la salle et de profiter du bar.
  • Le piano acoustique de la salle est tentant, mais on a pas le droit d'y toucher, même bourrés. Et de toutes façons il sonne faux.
  • Le planning de la soirée étant dense, nous nous efforcerons de le respecter et faire commencer le concert à l'heure indiquée. Merci donc d'informer votre public d'arriver à l'heure. L'heure officielle d'ouverture des portes étant 20h00.

Plan de communication :

Avant toute chose, il est souhaitable de rappeler qu'un concert AD'HOC réussi se joue sur la participation active de tous les groupes dans la comm' de leur propre concert. C'est autant une fête pour vous sur scène que pour nous à l'organisation, nous nous impliquons bien sur dans la comm' mais vous devez bien savoir que rien ne remplace le bouche à oreille direct! Voici quelles seront les actions de notre côté :

  • Nous avons fait imprimer des flyers (4000 format A6). Ces flyers vous sont destinés et sont à votre disposition sur demande.
  • Nous seront affichés sur les panneaux électroniques de la ville d'Epinay sur Orge, 2 semaines avant le concert.
  • Nous seront affichés sur les panneaux associatifs sous verre de la ville.
  • Le concert est annoncé dans le bulletin municipal papier "le spinolien", que reçoivent dans leur boites aux lettres les habitants d'Epinay.
  • Nous tractons dans les lycées Corot (Savigny s/ Orge) et Prévert (Longjumeau) le jour du concert.

De plus, dans le monde virtuel, nous allons aussi faire les choses suivantes :

La Conclusion !

Merci de votre attention, et de votre implication pour que nous puissions, tous ensemble, passer une putain de bonne soirée bien rock'n roll !!!

Gardez ce mail, l'air de rien il y a beaucoup d'infos utiles dedans :)

N'hésitez pas à nous contacter pour tout complément d'informations !

Musicalement,

L'Equipe AD'HOC

http://www.adhocmusic.com

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