Chers tous,

Voilà pour vous un petit mail pour vous souhaiter la bienvenue parmi les exposants du concert AD'HOC du 1er octobre 2011. Vous avez déjà été en contact avec nous, et nous avez confirmé cette date, et nous vous en remercions. Ce mail vous permettra d'avoir toutes les informations nécessaires, et parfois utiles, pour nous permettre à tous une bonne exposition.

Une petite présentation de l'association est de rigueur pour que vous sachiez à qui vous avez affaire:

AD'HOC est une association créée en 1996, dont l'objet est la promotion des musiques actuelles en Essonne. Notre activité principale est l'organisation de concerts amplifiés à la salle G. Pompidou d'Epinay-sur-Orge (4 par an).

En 2001 nous avons créé le site internet adhocmusic.com, ce qui a permis à l'association d'exister aussi en dehors des concerts et surtout de multiplier son carnet d'adresses de groupes à travers toute la France !

Depuis maintenant deux ans, nous avons décidé d'enrichir nos prestations par une exposition en parallèle du concert, ces soirées étant avant tout un lieu d'échange artistique, ouvert à toute forme d'expression.

Nous sommes tous bénévoles, et simplement réunis par notre passion pour les arts.

L'adresse des manifestations :
Salle G. Pompidou
65 Grande Rue (= D 117)
91360 Epinay sur Orge
(derrière la médiathèque)

Plan d'accès Googlemap :
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Vue panoramique de la salle :
voir la vue panoramique

Fiche lieu :
voir la fiche lieu

• La capacité de la salle est de 300 personnes (debout)
• L'entrée des concerts est fixée à 5 Euros
• Nous acceptons le liquide, les chèques à l'ordre de l'Association AD'HOC et la carte jeune Essonne !
• Un vestiaire gratuit est à disposition du public
• Un bar (Beers, Softs, Sandwiches), 1 à 3 Euros
• La salle est comme tout lieu public non fumeur

Avant le jour du concert y a plein de choses qui se passent et vous devez être mis au courant. En effet, nous, bénévoles nous occupons d’un paquet de trucs mais vous aussi aurez votre petit boulot.

Qu'est-ce qu'on fait nous ?

notre plan de communication :

• On a fait imprimer des flyers (2000 format A6) qu'on a reçu et que nous pouvons dès à présent vous transmettre.
• L'affiche se trouve ici en haute définition et ici en définition web. Si vous voulez l'imprimer de votre côté ou la partager sur votre espace perso, libre à vous.
• On sera affiché sur les panneaux électroniques de la ville d'Epinay sur Orge, 2 semaines avant le concert.
• On sera affiché sur les panneaux associatifs sous verre de la ville.
• Le concert est annoncé dans le bulletin municipal papier "le spinolien", que reçoivent dans leur boites aux lettres les habitants d'Epinay.
• On fait les démarches pour paraitre dans Lylo, le p'tit bouquin référençant les concerts d'IDF et qui parait toutes les 2 semaines.
• Fiche événement sur FaceBook : Invitations envoyés aux membres fans de la page AD'HOC, on vous encourage vivement à spammer vos amis si vous avez un compte sur ce site.
• Fiche événement sur AD'HOC
• URGENT: On enverra une newsletter à nos membres vers la mi-septembre. A ce sujet, pouvez-vous nous envoyer au plus vite une courte description de votre travail (comment vous avez débuté, ce que cela vous apporte, vos motivations etc...) et une illustration de votre travail (4/5 lignes) que nous puissions vous présenter ? Cette présentation sera affiché à côté de vos œuvres et jointe à la newsletter, afin que les visiteurs puissent en savoir un peu plus sur vous même.

Vous serez surtout convié à une réunion avec nous pour que nous puissions déjà faire copain puis vous présenter un peu toute cette affaire. Pour que tout se passe dans les meilleures conditions possibles, il est bon de savoir que le concert s'organise pendant toute la journée, et que donc nous devons monter l'exposition aussi vite. En tant que bénévoles, nous nous activons dès le matin, pour que vous puissiez arriver pratiquement les mains dans les poches.

Comme il s’agit d’une fête conviviale, nous vous suggérons de rester la journée avec nous pour boire des coups et écouter un peu les balances des groupes. Le soir vous serez bien entendu invités au banquet de la joie et de la bonne humeur que nous faisons avant chaque concert (donc signalez nous d’avance si vous avez un régime alimentaire spécifique, car les chefs cuisto c’est nous !).

Voilà pour vous un plan de la salle. L’espace exposition est fixe, mais l’espace qui vous est attribué à vous rien qu’à vous, ne sera décidé qu’en réunion, mais vous pouvez déjà réfléchir à une place et à une disposition. Si vous avez des envies particulières de labyrinthe, ou autres idées extravagantes, surtout faites-vous plaisir. Car telle est l'idée de cette soirée.

Nous disposons de 20 panneaux et 40 grilles, qui mesurent respectivement 1,20x2m et 2x1,20m (hxl). Vous aurez aussi des chaises et des tables mises à votre disposition.

Nous ouvrons les portes de la salle à 20h, pour que les spectateurs puissent apprécier vos œuvres. Une fois que le concert démarre, nous éteignons la salle mais mettons des petites loupiotes pour éclairer vos œuvres, mais discrètes, car n’oublions pas que nous partageons notre espace avec des musiciens qui ont un jeu de lumière que nous ne voudrions pas dénaturer. Pendant les changements de plateau qui durent chacun ¼ d'heure nous éclairons la salle entièrement pour qu'à nouveau le public profite. Cela permet aussi aux retardataires de venir vous voir.

Comme dit précédemment, c'est un espace de partage, vous pouvez donc aussi vendre votre travail, en effet il peut arriver qu’un fan vienne vous voir et vous supplie de lui vendre une toile. Si vous avez l’intention de faire du business, nous ne nous en mêlons pas, donc prévoyez votre fond de caisse.

Merci d'avoir tenu jusqu'au bout et d'avoir lu ce courrier en entier. Nous nous retrouvons à la réunion qui vous sera signalée par un petit coup de fil de nos amis responsables de l'exposition.

Un mail de débriefing vous sera envoyé après la réunion, que vous garderez précieusement, car il peut toujours y avoir des informations importantes.

Si vous avez besoin de complément d'informations n'hésitez pas à nous appeler !

A très vite,

L'équipe AD'HOC

http://www.adhocmusic.com