Chers tous,

Tout d'abord merci de votre présence à la réunion de préparation du concert du samedi 5 Novembre 2011, ce qui a permis, premièrement de faire copain de façon conviviale, et deuxièmement de définir les différents détails techniques de l'événement. Nous vous envoyons donc ce mail récapitulatif.

Bonne lecture

AD'HOC est une association créée en 1996, dont l'objet est la promotion des musiques actuelles en Essonne. Notre activité principale est l'organisation de concerts amplifiés à la salle G. Pompidou d'Epinay sur Orge (3 à 4 par an). En 2001 nous avons créé le site internet adhocmusic.com, ce qui a permis à l'association d'exister aussi en dehors des concerts et surtout de multiplier son carnet d'adresses de groupes à travers toute la France ! Nous sommes tous bénévoles, et simplement réunis par notre passion pour la musique.

L'adresse des manifestations :
Salle G. Pompidou
65 Grande Rue (= D 117)
91360 Epinay sur Orge
(derrière la médiathèque)

Plan d'accès Googlemap :
http://maps.google.fr/maps?f=q&source=s_q&hl=fr&geocode=&sll=48.677398,2.319986&sspn=0.000682,0.001743&g=65+grande+rue+epinay+sur+orge&ie=UTF8&ll=48.677353,2.319794&spn=0.000682,0.001743&t=h&z=20

Vue panoramique de la salle :
http://www.adhocmusic.com/lieux/pano/1

Fiche lieu :
http://www.adhocmusic.com/lieux/show/1

• La capacité de la salle est de 300 personnes (debout)
• L'entrée des concerts est fixée à 5 Euros
• Nous acceptons le liquide, les chèques à l'ordre de l'Association AD'HOC et la carte jeune Essonne !
• Un vestiaire gratuit est à disposition du public
• Un bar (Beers, Softs, Sandwiches), 1 à 3 Euros
• La salle est comme tout lieu public non fumeur

• Nous mettons à votre disposition des grilles et des panneaux blancs qui peuvent être accompagnés par des crochets et bien entendu des tables et des chaises. Si vous avez un besoin particulier, n'hésitez pas à nous le signaler. Avant ou après la réunion.
• Nous sommes toute une équipe à pouvoir vous offrir notre tête et nos bras n’hésitez donc par à crier «à l’aide !»
• Le soir du concert nous éclairons totalement la salle au moment des changements de plateau et lors des passages de groupes nous gardons quelques lumières éclairées.
• Nous vous fournirons une arrivée électrique sur demande.
• Merci également de nous préciser si vous avez éventuellement une personne pour vous aider à installer votre exposition, pour que nous puissions lui fournir un badge.
• Voilà pour vous un petit rappel des emplacements de chacun définis en réunion:



• Voici le planning de la journée comme vu ensemble:
  
  • 10h00 Ouverture de la salle
  • 13h00 Arrivée Batterie Wild Shades + Installation du matériel
  • 14h00 Balances Batterie Wild Shades
  • 14h30 Balances Wild Shades
  • 15h30 Fin balances Wild Shades
  • 15h45 Balances Batterie Outcast
  • 16h00 Arrivée Pascal
  • 16h15 Balances Outcast
  • 16h45 Arrivée Fulvia
  • 17h15 Fin Balances Outcast
  • 17h30 Balances Dying Sixty Nine + Arrivée Camille Louise
  • 18h30 Fin balances Dying Sixty Nine
  • 19h00 Repas
  • 20h00 Ouverture des portes
  • 20h45 Concert Dying Sixty Nine
  • 21h30 Changement plateau
  • 21h45 Concert Wild Shades
  • 22h30 Changement plateau
  • 22h45 Concert Outcast
  • 23h30 Beerz
  • 02h00 fin du rangement

• Il est de tradition de faire un repas banquet convivial avec tous les musiciens et l'équipe organisatrice, après les balances. Inutile donc de prévoir votre mission mac'do de galérien ou de tanner vos mamans qu'elles vous préparent votre gamelle. En revanche, prévenez nous si vous suivez un régime alimentaire particulier que nous puissions adapter notre tambouille à vos papilles.
• Le jour du concert, nous vous demanderons votre liste d'invités, à raison d'un invité par stand.
• Les invités, et toutes les personnes extérieures au staff + musiciens + exposants seront accueillis à partir de l'heure d'ouverture des portes au public, pas avant, ceci afin de ne pas perturber le déroulement des balances l'après midi.
• N'hésitez pas à faire venir vos amis photographes et caméramen si vous voulez une bonne couverture de votre prestation :)
• Pour ceux d'entre vous qui souhaiteraient vendre certaines de leurs oeuvres, pensez à prévoir votre fond de caisse pour rendre la monnaie a vos acheteurs!
• A votre arrivée, nous vous remettrons un badge qui vous permettra d’accéder librement à la salle et de profiter du bar. Consommations illimtés, mais attention "L'abus d'alcool est dangereux pour la santé, consommez avec modération"
• Le piano acoustique de la salle est tentant, mais on a pas le droit d'y toucher, même bourrés. Et de toutes façons il sonne faux.
• Le planning de la soirée étant dense, nous nous efforcerons de le respecter et faire commencer le concert à l'heure indiquée. Merci donc d'informer votre public d'arriver à l'heure. L'heure officielle d'ouverture des portes étant 20h00.

Avant toute chose, il est souhaitable de rappeler qu'un concert AD'HOC réussi se joue sur la participation active de tous les groupes et exposants dans la comm' de leur propre prestation. C'est autant une fête pour vous sur scène que pour nous à l'organisation, nous nous impliquons bien sur dans la comm' mais vous devez bien savoir que rien ne remplace le bouche à oreille direct! Voici quelles seront les actions de notre côté :

• Nous avons fait imprimer des flyers (2000 format A6). Ces flyers vous sont destinés et sont à votre disposition sur demande.
• Nous seront affichés sur les panneaux électroniques de la ville d'Epinay sur Orge, 2 semaines avant le concert.
• Nous seront affichés sur les panneaux associatifs sous verre de la ville.
• Le concert est annoncé dans le bulletin municipal papier "le spinolien", que reçoivent dans leur boites aux lettres les habitants d'Epinay.
• Nous faisons aussi des démarches auprès du Lylo (N° 1 des concerts à Paris et en Île de France depuis 1994) pour y apparaître.
• Nous tractons dans les lycées Corot (Savigny s/ Orge) et Prévert (Longjumeau) le jour du concert.

De plus, dans le monde virtuel, nous allons aussi faire les choses suivantes :

• Fiche événement sur FaceBook :
  http://www.facebook.com/event.php?eid=154978664596825
  Des invitations seront envoyées aux membres du "groupe AD'HOC", nous vous encourageons vivement à spammer vos amis si vous avez un compte sur ce site.
• Fiche événement sur AD'HOC :
  http://www.adhocmusic.com/events/show/5817
  Nous avons envoyé une newsletter à nos 3500 membres début Novembre pour annoncer l'événement.
• Nous publierons un bulletin sur notre page Myspace

Merci de votre attention, et de votre implication pour que nous puissions, tous ensemble, passer une putain de bonne soirée bien rock'n roll !!!

Gardez ce mail, l'air de rien il y a beaucoup d'infos utiles dedans :)

N'hésitez pas à nous contacter pour tout complément d'informations !

Musicalement,

L'Equipe AD'HOC

http://www.adhocmusic.com